Evenement organiseren
Elk jaar zijn er in Zoetermeer ongeveer 350 verschillende evenementen. Of u nu een klein of een groot evenement organiseert, een succesvol en veilig evenement begint met een goede voorbereiding. Als gemeente hebben wij hiervoor regels opgesteld. Alle informatie hierover vindt u op deze pagina.
Organiseert u een evenement? Bijvoorbeeld een braderie, rommelmarkt, kermis, optocht of festival? Dan heeft u een vergunning nodig. Voor kleine evenementen, zoals een straatfeest of een buurtbarbecue, is een melding vaak genoeg.
| Let op! Wilt u feestelijkheden organiseren op 31 december? Dan moet u hiervan vóór 1 december een melding doen. Meldingen die wij later ontvangen kunnen wij niet meer op tijd afhandelen. |
Nieuwsbrief voor organisatoren van evenementen
Wilt u op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen rondom evenementen? Meld u dan aan voor de nieuwsbrief Evenementen.
Direct vergunning aanvragen of melding doen
Bent u helemaal op de hoogte van alle informatie en regels van de gemeente? Start dan direct met het aanvragen van de vergunning of het doen van een melding.
Evenement, vergunning aanvragen
Wilt u meer weten over de regels en mogelijkheden voor het organiseren van een evenement? Lees dan eerst de informatie op deze webpagina.
Snelle check melding of vergunning
- Doe met behulp van onderstaande tabel een snelle check of u een melding moet doen of dat u een vergunning nodig heeft. Kruis aan wat voor u van toepassing is:
| X | Ik organiseer een evenement in de gemeente Zoetermeer. |
| Op het evenement zijn niet meer dan 250 mensen. | |
Het evenement duurt maximaal 1 dag: o Ma t/m do van 10.00 tot 23.00 uur | |
| De voorwerpen en objecten die ik wil plaatsen zijn niet groter dan 25m² (met uitzondering van springkussens). | |
| Het evenement is niet commercieel en gratis toegankelijk (de activiteit wordt niet georganiseerd om geld te verdienen. Bijvoorbeeld: het inhuren van een ijskar is toegestaan, maar niet als bezoekers voor het ijs moeten betalen). | |
Het geluidsniveau van het evenement valt onder de standaard normen: o Dagperiode 07.00 – 19.00 uur 75dB(A) |
Alle hokjes aangekruist? Doe dan een melding.
Niet alle hokjes aangekruist? Vraag dan een vergunning aan.
Evenement, vergunning aanvragen
Wilt u toch eerst meer weten over de regels en mogelijkheden voor het organiseren van een evenement? Lees dan het stappenplan op deze webpagina.
Stap 1 > Bedenk een plan
Een goede voorbereiding vormt de basis van een succesvol evenement. De eerste stap in dit proces is het opstellen van een plan. Bepaal in het plan:
- de naam van het evenement
- de datum
- het type evenement
- de kosten
- de doelgroep
- de invulling van het programma
- de marketing en communicatie
- een strategie hoe om te gaan met mogelijke risico’s
Stap 2 > Bepaal de plek van het evenement
Ruimtes en sportvelden
De gemeente stelt ruimtes en sportvelden beschikbaar voor bijvoorbeeld sport en spel, activiteiten voor de wijk, vergaderingen, cursussen en bijeenkomsten. Meer informatie over het gebruik van ruimtes of sportvelden vindt u op de webpagina: Gebruik van ruimtes of sportvelden.
Evenemententerreinen
In Zoetermeer zijn bepaalde plekken aangewezen als evenemententerrein. Als u een plek in gedachten heeft voor uw evenement, bekijk dan eerst of deze plek wel geschikt is. Kijk op de webpagina: Evenemententerreinen voor meer informatie. Bijvoorbeeld hoeveel bezoekers er maximaal tegelijk aanwezig mogen zijn, hoe lang een evenement daar mag duren, en hoe vaak per jaar er een evenement mag worden gehouden.
Toegankelijkheid
Met een aantal maatregelen kunt u ervoor zorgen dat uw evenement goed toegankelijk is voor minder validen. Een overzicht van alle tips en een checklist vindt u op de webpagina: Toegankelijke evenementen.
Wegwerpplastic verboden op evenementen
Het Europees Parlement heeft het gebruik van wegwerpplastic vanaf 2021 geheel verboden. In Zoetermeer is het verbod van het gebruik van wegwerpplastic in het evenementenbeleid opgenomen. Dit betekent dat het in Zoetermeer verboden is om wegwerpplastic te gebruiken.
Voorbeelden van wegwerpplastic zijn:
- plastic flesjes (zonder statiegeld)
- bekertjes
- rietjes
- roerstaafjes
- bordjes / bestek
- confetti
Stap 3 > Bekijk of u subsidie kunt krijgen
Voor evenementen die goed zijn voor de stad en/of haar inwoners kunt u mogelijk subsidie aanvragen. Dit kunt u als inwoner en als bedrijf doen voor evenementen die georganiseerd worden in Zoetermeer. Het evenement moet bijdragen aan het bereiken van de doelen die de gemeente heeft gekozen. Meer informatie vindt u op de webpagina: Subsidie - evenement.
Stap 4 > Vooraankondiging doen
Wilt u volgend jaar een evenement organiseren? Dan vragen wij u om een vooraankondiging te doen. De vooraankondiging vult u in tussen 1 en 30 september voor het komende jaar. Hiervoor kunt u gebruik maken van het online formulier wat wij elk jaar vanaf 1 september op deze webpagina plaatsen.
Met de informatie uit de vooraankondiging wordt uw voorgenomen evenement geplaatst in de planningen van de gemeente, de Veiligheidsregio Haaglanden, de Omgevingsdienst Haaglanden en de politie. De gekozen plek wordt, onder voorbehoud, gereserveerd. Als er meerdere aanvragen zijn voor dezelfde datum en locatie, krijgen bijzondere of beeldbepalende evenementen voorrang.
Let op! Een vooraankondiging is géén aanvraag voor een evenementenvergunning. Deze moet u apart aanvragen na akkoord van de vooraankondiging. De vooraankondiging geeft ook géén garantie op het verlenen van de vergunning voor het evenement.
Van 1 tot en met 30 september 2025 kunt u op deze webpagina het formulier 'Vooraankondiging evenement voor 2026' invullen.
- Formulieren worden op datum van binnenkomst afgehandeld.
- Formulieren die niet helemaal zijn ingevuld kunnen wij niet behandelen.
Vragen?
Heeft u nog vragen? Bel dan met telefoonnummer 14 079 en vraag naar een medewerker van het team APV vergunningen.
Voor een melding geen vooraankondiging nodig
Organiseert u een (buurt)activiteit waarvoor u een melding moet doen? Bijvoorbeeld een straatfeest of buurt barbecue? Dan hoeft u geen vooraankondiging in te sturen.
Stap 5 > Melding doen of vergunning aanvragen
In Zoetermeer hebben we 4 typen evenementen:
| Type | Soort evenement (voorbeeld) | Wanneer aanvragen |
|---|---|---|
| Melding | buurtactiviteit (straatfeest, buurt barbecue) | 3 weken van tevoren |
| A-evenement | klein (activiteit bij winkelcentrum) | 8 weken van tevoren |
| B-evenement | middelgroot (kermis, braderie) | 12 weken van tevoren |
| C-evenement | groot (bevrijdingsfestival, Halloween) | 26 weken van tevoren |
Behandelscan
Evenementen waar een vergunning voor nodig is, worden volgens de behandelscan van de VRH verdeeld in drie groepen: A, B en C. Met de behandelscan toetst de gemeente onder welke categorie uw evenement valt.
Melding doen
Vergunning aanvragen
In de aanvraag ziet u welke bijlagen u moet meesturen.
Evenement vergunning aanvragen
U moet betalen voor het behandelen van uw aanvraag voor een vergunning, ook als deze wordt afgewezen. Voor een overzicht zie 'Kosten'.
Stap 6 > Ontheffingen aanvragen
Het kan zijn dat u naast een vergunning ook een ontheffing nodig heeft voor uw evenement.
Wij zijn bezig met het ontwikkelen van een vragenlijst ontheffingen waarmee u eenvoudig kunt zien welke ontheffingen u moet aanvragen. Deze lijst komt binnenkort beschikbaar op deze webpagina.
Als blijkt dat u een ontheffing nodig heeft moet u deze apart aanvragen.
Voorbeelden van ontheffingen zijn:
- Ontheffing RVV
- Ontheffing kamperen
- Ontheffing nachtverblijf
- Ontheffing geluid
- Ontheffing Zondagswet
- Ontheffing Alcoholwet artikel 35
Stap 7 > Marketing en communicatie
Zoetermeer is de plek
Via het stadsmerk ‘Zoetermeer is de plek’ kunnen we met u samen promotieacties opzetten om meer aandacht te krijgen voor uw evenement. Ook kunt u gebruik maken van de diverse communicatiekanalen van de gemeente. Denk bijvoorbeeld aan persberichten, social media, advertenties, website content en buitenreclame.
Wilt u hier gebruik van maken? Stuur dan een e-mail naar evenementenloket@zoetermeer.nl
UIT agenda Zoetermeer
Organiseert u een activiteit of evenement dat niet in deze agenda mag ontbreken? Meld uw evenement gratis aan op de UITagenda Zoetermeer.
Upload een spraakmakende foto van goede kwaliteit (zonder tekst, flyers en posters komen hier niet goed tot hun recht). Maak een aantrekkelijke beschrijving en spreek de bezoekers aan met 'je'. Zorg dat alle informatie correct en up-to-date is.
De gemeente zorgt via diverse kanalen voor een stroom aan websitebezoekers aan de UITagenda. Zorg er dus voor dat uw evenement er goed op staat.
Evenementenkist
De gemeente stelt diverse promotiematerialen beschikbaar voor het aankleden van uw evenement. Hier mag u gratis gebruik van maken.
De 'evenementenkist' bestaat momenteel uit beachvlaggen, rollbanners en dranghekdoeken. Ook zijn er zitzakken beschikbaar om een lekkere chillplek te maken.
Wilt u gebruik maken van de evenementenkist? Stuur dan een e-mail naar evenementenloket@zoetermeer.nl.
Stap 8 > Het evenement vindt plaats
Schouw
Als het nodig is wordt vooraf een schouw gedaan op het evenemententerrein. Bij een schouw kijken wij of alles is uitgevoerd zoals dat in de vergunning en bijbehorende stukken staat. Vanuit de gemeente wordt hiervoor een afspraak ingepland met de organisator van het evenement.
Veilig verloop van het evenement
De organisator is verantwoordelijk voor een veilig verloop van het evenement. Dit betekent dat er maatregelen moeten worden genomen om te zorgen voor de openbare orde, veiligheid en gezondheid van bezoekers en deelnemers. Tijdens het evenement kunnen wij controles uitvoeren op het naleven van de voorschriften die in de vergunning staan.
Einde van het evenement
Na afloop van het evenement moet de organisator het terrein afbouwen en schoon opleveren aan de gemeente. De organisator is verantwoordelijk voor het schoonmaken van het evenemententerrein en de directe omgeving (bijvoorbeeld de aan- en aflooproutes).
Als het nodig is vindt er een naschouw plaats en wordt bekeken vanuit de gemeente of het terrein is opgeruimd en of er geen schade is ontstaan aan het terrein.
Gesprek na afloop van het evenement
Successen en verbeterpunten worden met elkaar besproken. Bij grote evenementen (of als het nodig is) nodigen wij u uit voor een gesprek na afloop van het evenement.
Stap 9 > Verantwoorden van subsidie
Heeft u subsidie ontvangen voor uw evenement? Dan moet u deze subsidie mogelijk ook verantwoorden.
In de beschikking staat wanneer en op welke voorwaarden u de subsidie moet verantwoorden. Meer informatie en het formulier verantwoording subsidie vindt u bij Subsidie evenement.
De gemeente beoordeelt de verantwoording. Daarna wordt binnen 13 weken vastgesteld of u subsidie krijgt of moet terugbetalen. U krijgt hierover bericht.
Kosten
Melding
Het doen van een melding is gratis.
Vergunning
De kosten voor het behandelen van een aanvraag voor een vergunning:
| Type | Kosten |
|---|---|
| A-evenement (klein) | € 150,99 |
| B-evenement (middel) | € 332,20 |
| C-evenement (groot) | € 1.177,78 |
| Ontheffing RVV | € 26,50 |
| Ontheffing kamperen | € 84,55 |
| Ontheffing nachtverblijf | € 84,55 |
| Ontheffing geluid | € 84,55 |
| Ontheffing Zondagswet | € 84,98 |
| Ontheffing Alcoholwet artikel 35 | € 181,20 |
Prijswijzigingen en typefouten voorbehouden.
Hoelang duurt het?
Melding evenement
- U krijgt per e-mail een automatische ontvangstbevestiging van uw aanvraag.
- Als er bijzonderheden zijn nemen wij binnen 5 werkdagen contact met u op.
Vergunning evenement
De behandeltijd hangt af van de grootte van het evenement. Wij informeren u hierover binnen enkele werkdagen na het indienen van uw aanvraag.
Bezwaar
Bent u het niet eens met de beslissing van de gemeente? Dan kunt u binnen 6 weken bezwaar maken.
Veelgestelde vragen
Heb ik een vergunning nodig voor het uitdelen van folders en/of flyers?
U mag zonder vergunning reclame maken voor uw evenement door het uitdelen van folders en/of flyers. U bent wel verantwoordelijk voor het opruimen van folders en/of flyers die op straat terecht komen.
Mag ik vlaggetjes, slingers en spandoeken ophangen?
Ja dat mag (zonder vergunning). U moet natuurlijk wel toestemming hebben van de eigenaar van het pand of huis waar u de versiering aan wilt ophangen.
Let op! Versieringen moeten altijd op minimaal 4,20 meter hoogte hangen zodat hulpdiensten er langs kunnen.
Mag ik een privéfeestje (verjaardag, bruiloft, examen) vieren op een veldje of in een park?
Ja dat mag, maar er gelden wel een paar regels:
- U doet hier melding van via de website (zie onder 'Aanvragen').
- U mag een partytent of springkussen (max. 25 m²) neerzetten in openbaar groen, mits deze goed is vastgezet.
- U mag de plek waar gebarbecued, gepicknickt of gespeeld wordt niet afzetten.
- Barbecueën in het openbaar groen mag alleen als dit geen gevaar en/of overlast geeft voor de omgeving en/of de natuur.
- Alcohol drinken in openbaar gebied is niet overal toegestaan (op speelplekken en schoolpleinen mag bijvoorbeeld geen alcohol gedronken worden).
Mag ik barbecueën in openbaar gebied?
Ja, dat mag. Er gelden wel enkele regels:
- U doet hier melding van via de website (zie onder 'Aanvragen').
- U mag overal in openbaar gebied barbecueën tenzij anders aangegeven.
- Er mag geen sprake zijn van gevaar, overlast of hinder voor de omgeving en/of de natuur.
- De plek waar gebarbecued wordt mag niet worden afgezet.
- De plek moet na afloop netjes en schoon worden achtergelaten.
- Zorg voor veiligheid van uzelf en uw omgeving. Hou een blusapparaat in de buurt.
- Let op! Alcohol drinken in openbaar gebied is niet overal toegestaan.
Vragen?
Heeft u nog vragen? Stuur een mail naar evenementenloket@zoetermeer.nl of bel met telefoonnummer 14 079. Wij helpen u graag verder met de voorbereidingen van uw evenement.