Huisregels

Huisregels

Bij een bezoek aan het Stadsarchief geldt een aantal huisregels. Iedere bezoeker moet zich aan deze regels houden.

Garderobe en bezoekersregistratie

U moet uw jas en tassen achterlaten in de garderobe.

Bent u voor het eerst dit jaar in het archief, dan moet u een bezoekerskaart invullen met uw naam, adres, woonplaats en doel van uw onderzoek. De volgende keer hoeft u alleen uw naam aan een van de medewerkers door te geven.

Tijdens uw bezoek(en) moet u zich houden aan de aanwijzingen van de medewerkers van het Stadsarchief.

In het Stadsarchief mag u niet roken.

Archiefonderzoek vraagt concentratie en een rustige omgeving. Stoor andere bezoekers zo min mogelijk: spreek op zachte toon (ook in de koffiecorner). Uw mobiele telefoon moet uit staan.

In bijzondere gevallen kan de gemeentearchivaris besluiten een studiezaal te sluiten of de dienstverlening tijdens de openingsuren te beperken.

Bij brand, andere calamiteiten of ontruimingsoefeningen moet u als bezoeker luisteren naar de aanwijzingen van medewerkers Bedrijfshulpverlening.

Onderzoek en inzage

U kunt stukken per mail of telefonisch aanvragen; onvolledige of incorrecte aanvragen worden niet in behandeling genomen.

Wanneer u onderzoek doet in het Stadsarchief dan staat u een aantal hulpmiddelen ter beschikking, zoals archiefinventarissen, indices, tijdschriften en literatuur. Deze bevinden zich bij ingang van de studiezaal aan uw rechterzijde. Foto's, boeken, tijdschriften en brochures worden niet uitgeleend.

Van veel archiefbescheiden zijn microfiches aanwezig. Dit geldt met name voor de akten van de Burgerlijke Stand en voor de bevolkingsregisters. Voor de raadpleging van microfiches kunt u gebruik maken van de daarvoor aanwezige microfichereaders. Met de leesapparatuur dient u behoedzaam om te gaan. U kunt de microfiches zelfstandig lichten en terugplaatsen. Op de plaats waar u een microfiche uithaalt, dient u een kaartje te plaatsen. Deze bevinden zich op de tafels in de studiezaal. Teneinde zoekraken te voorkomen, verzoeken wij u steeds slechts één microfiche tegelijkertijd te raadplegen. In geval u van geraadpleegde stukken - al dan niet op microfiche - een kopie wenst, kunt u contact opnemen met een medewerker.

De gemeentearchivaris kan archiefstukken om beheerstechnische redenen van kopiëren uitzonderen. Voor inzage in de omvangrijke collecties foto's, kaarten en boeken dient u zich te wenden tot een medewerker.

Op de verstrekking van kopieën van stukken is de geldende Legesverordening van toepassing. De tarieven zijn bij een medewerker opvraagbaar.

Uit banden worden om behoudsredenen geen kopieën verstrekt.

Het is toegestaan van foto's en archiefstukken in zelfbediening foto's te vervaardigen, mits u aan de volgende voorwaarden voldoet:

  • U maakt de reproducties uitsluitend voor eigen oefening, studie of gebruik (indien niet: dan dient u over het auteursrecht te overleggen met een medewerker).
  • U gebruikt geen flitslicht, handscanner of leespen, omdat dit de goede staat van de stukken in gevaar kan brengen.
  • U bezorgt andere bezoekers geen overlast.

Bestelling van foto's uit de gemeentelijke fotocollectie is mogelijk tegen tarieven van de plaatselijke fotograaf met bijbehorende legeskosten in verband met dienstverlening door medewerkers van het Stadsarchief. Archiefstukken die niet openbaar zijn, maar waarvoor onder bepaalde voorwaarden wel toestemming tot raadpleging is gegeven, mogen niet gereproduceerd worden.

De bezoeker mag zonder toestemming van een medewerker geen materiaal calqueren of overtrekken.

In de studiezaal staat een computer ter beschikking. De daarop geplaatste bestanden kunt u raadplegen. Daarnaast is een omvangrijk aantal archiefbronnen online raadpleegbaar. Omdat de website van het Stadsarchief verbonden is met die van het Historisch Genootschap Oud Soetermeer kunt u historische informatie over Zoetermeer op integrale wijze online benaderen. Internet is via de bezoekerscomputer raadpleegbaar.

Alle in het Stadsarchief berustende archiefbescheiden zijn in principe openbaar. Een klein aantal bescheiden is van deze openbaarheid uitgesloten. Deze archiefstukken zijn niet te raadplegen op grond van wettelijke bepalingen of ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van personen. Wilt u onderzoek doen in niet-openbare archieven, dan dient u bij het college van burgemeester en wethouders van Zoetermeer een met redenen omkleed schriftelijk verzoek in te dienen om de geldende openbaarheidsbeperking ten aanzien van de ter inzage gewenste archiefbescheiden voor u tijdelijk op te heffen.

In principe kunt u al het archief- en beeldmateriaal in origineel raadplegen. Daarvan is uitgezonderd materiaal:

  • dat in slechte staat verkeert
  • dat bij overbrenging naar het Stadsarchief aan beperkende bepalingen is onderworpen
  • dat om reden van het ontbreken van een toegang niet toegankelijk is of dat in bewerking is 
  • waarvan een duplicaat (dubbel) of substituut (vervanger) aanwezig is 
  • dat om andere redenen niet geraadpleegd kan worden; waarover informatie bij een medewerker

Aanvragen

Voor het aanvragen van archiefstukken dient u zich te wenden tot een medewerker. De medewerker heeft het recht om het aantal archiefstukken dat een bezoeker wil raadplegen, te beperken.

Begeleiding

Als u bij uw onderzoek vragen heeft, kunt u zich wenden tot een medewerker. Diens begeleiding ondersteunt uw onderzoek. Als u het onderzoek door een medewerker wil laten verrichten, dan geschiedt dit op basis van de geldende Legesverordening.

Omgang met archiefbescheiden

Alle archieven en collecties van het Stadsarchief zijn uniek en daarmee onvervangbaar. Veelal zijn zij vanwege hun ouderdom zeer kwetsbaar. Dit betekent dat de stukken met zorg dienen te worden behandeld. Het is daarom verboden om archiefstukken zodanig te behandelen dat op enigerlei wijze schade kan ontstaan. Het is niet toegestaan in het ter beschikking gestelde materiaal aantekeningen te maken, vouwen te leggen of op andere wijze beschadigingen te veroorzaken, noch de volgorde van los geordende stukken te wijzigen, schrijfpapier of arm op de stukken te leggen of op de stukken te leunen. Het bevochtigen van de vinger bij omslaan is niet toegestaan. Het gebruik van potlood bij het maken van aantekeningen is aan te bevelen. In geval van bundeling van losse archiefstukken dient u de daarin aangetroffen volgorde (ordening) strikt te handhaven.

Publicatie

Wanneer u informatie uit de archieven en collecties van het Stadsarchief publiceert bent u daarvoor zelf verantwoordelijk. U dient zelf het auteursrecht te regelen. Mocht het archief desondanks aansprakelijk worden gesteld, dan zal het de schade - bijvoorbeeld bij overtreding van de auteursrechten - op de betrokken bezoeker verhalen. Op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens mag u gegevens over nog levende personen niet publiceren of openbaar maken, op zodanige wijze dat de belangen van deze personen onevenredig worden geschaad. Bij publicatie van gegevens dient u bronvermelding te plegen: 'bron: Stadsarchief Zoetermeer'.

Eten en drinken

Het is verboden om in de nabijheid van archiefstukken te eten en/of te drinken. Voor het nuttigen van etens- en drinkwaren is in de studiezaal een koffiecorner ingericht.

Bereikbaarheid

Openbaar vervoer

Het archief is per openbaar vervoer goed bereikbaar. De halte 'Stadhuis' is vanaf het Stadhuisplein bereikbaar.

Fiets

Uw fiets kunt u op eigen risico plaatsen aan de marktzijde van het Stadhuis.

Auto

U heeft gelegenheid om uw auto te parkeren in de parkeergarages in het Stadshart. Hier geldt een maximum gratis parkeertijd. Bij de overige parkeerplekken in het Stadshart kunt u parkeren tegen de geldende tarieven.
Meer informatie over parkeren

Klachten en geschillen

Het is mogelijk dat u over de dienstverlening van het Stadsarchief klachten heeft. In eerste instantie kunt u daarmee terecht bij de gemeentearchivaris. Indien uw klacht door hem niet tot uw tevredenheid is behandeld, dan kunt u zich schriftelijk wenden tot het college van burgemeester en wethouders. Indien uw klacht door het college onverhoopt nog niet naar wens is behandeld, dan kunt u in laatste instantie terecht bij de Gemeentelijke Ombudscommissie, Postbus 15, 2700 AA Zoetermeer.

De gemeentearchivaris kan een bezoeker die in strijd handelt met dit bezoekersreglement de gelegenheid tot verder onderzoek of de toegang tot de studiezaal ontzeggen. Tegen dit besluit kunt u een klacht indienen zoals bovenvermeld.

Onderzoeksresultaten

Wij stellen het op prijs indien u een exemplaar van uw uiteindelijke onderzoeksresultaten aan het Stadsarchief beschikbaar wilt stellen met het oog op een brede raadpleegmogelijkheid daarvan door toekomstige bezoekers.

Openingstijden studiezaal

  • maandagen, dinsdagen en donderdagen van 9.00-16.00 uur op telefonische afspraak
  • voor maandagen en dinsdagen uiterlijk op voorafgaande donderdag een telefonische afspraak
  • voor donderdagen uiterlijk op voorafgaande dinsdag een telefonische afspraak

Contact

Bel 079-346 8577 of vul het contactformulier in.

Contact

Houd op dit moment rekening met een langere wachttijd aan de telefoon.